Japon iş kültürü üzerine yazılmış çok şey var. Çoğu, “eğilerek selam verin, kartvizitleri iki elle alın” seviyesinde kalıyor. Oysa sahada bir Türk firmasının kaybettiği iş çoğunlukla bu sembolik detaylarda değil; toplantının ortasındaki bir-iki ufak tonlama hatasında bitiyor.
Bu yazıda son üç yılda gözlemlediğim, neredeyse her ay tekrar eden beş hatayı paylaşıyorum.
1. Toplantıyı satış sunumuyla başlatmak
Türk tarafı genelde ürünü tanıtmak için sabırsızlanıyor. Laptop hazır, sunum dosyası açık, ilk on dakikada slayt 7’ye geliniyor. Japon tarafı bu noktada zaten içsel olarak çekildi.
İlk toplantı, çoğunlukla “tanışma” toplantısı. Japon alıcı, sizin firmanın kaç yıllık olduğunu, kimlerle çalıştığınızı, üretim kapasitenizi, hatta sahibinin ailedeki yerini bilmek istiyor. Ürün özelliği üçüncü ya da dördüncü gündem maddesi. Bu sırayı bozmak, “acele bir firma” izlenimi yaratıyor ve bir kere bu izlenim oluştuğunda geri dönüşü zor.
2. “Evet” cevabını taahhüt sanmak
Japonca’da “hai” kelimesi onay değil, “sizi duyuyorum, devam edin” anlamında. Cümle ortasında üç defa “hai, hai, hai” diyen bir Japon yöneticinin sizi anlaması, sizinle aynı fikirde olduğu anlamına gelmiyor.
Pratik kontrol: Anlaşmayı netleştirmek için “sumimasen ga, konkai no kakaku ni go-doui itadaita to rikai shite yoroshii deshou ka?” (özür dilerim, bu seferki fiyatı kabul ettiğinizi anlayabilir miyim?) gibi geri-bildirim soruları kurmak gerekiyor. Cevap “hai, sou desu ne” geliyorsa onay, “mada chotto…” başlıyorsa onay değil.
3. Sahibi öne, herkesi geriye yerleştirmek
Türk delegasyonu çoğunlukla şirket sahibini orta masaya oturtup, çevirmen ve satış müdürünü kenara çekiyor. Japon tarafı bunu, “tek karar verici sahip, ekibe yetki yok” diye okuyor.
Halbuki Japon firma genelde toplantıya 3-4 kişiyle geliyor. Her birinin görevi belli. Sizin tarafınızda da rolleri net dağıtmak ve toplantı sonunda Japon firma “şu konuyu kim takip edecek?” sorusuna anında cevap alabilmek önemli.
4. Kartvizit yokluğu ya da İngilizce-tek kartvizit
2026’dayız, hâlâ bu konuyu yazmak garip ama gerekli. Tek yüzü İngilizce olan kartvizit Japon tarafına verildiğinde, kişi onu masaya koyup sizden gözünü ayırmıyor; yani yüzünüze bakmıyor demek değil, kartınızı kim olduğunuzu hatırlamak için referans olarak kullanıyor.
Eğer Japonca yüzde unvanınızı doğru karşılığıyla yazdıysanız (örneğin “Genel Müdür” için “営業部 部長” mı yoksa “代表取締役” mi olduğu fark ediyor), sonraki yazışmalarda nasıl hitap edileceği netleşiyor. Bu ufak detay, Japon iş yapma kültüründe sandığınızdan daha çok ağırlık taşıyor.
5. Toplantı sonu takip e-postasını “Hi, nice to meet you!” ile yazmak
Toplantıdan sonra Türk tarafından gelen takip mesajı genelde çok samimi, bazen emoji’li, “great meeting today, looking forward!” tonunda oluyor. Japon tarafı bunu okuduğunda, ciddiyet algısı bir miktar düşüyor.
Standart Japonca iş e-postasının açılış kalıbı var: “Heiso wa taihen osewa ni natte orimasu” (her zaman teşekkür ederim). Bunu Türkçe ya da İngilizce iş yazışmasına çevirmek mümkün; “Bugünkü görüşme için teşekkür ederiz. Aşağıdaki konuları kayıt altına almak istedik:” gibi netten yapılı bir açılış, hem profesyonel duruyor hem de Japon tarafa “bu firma süreci biliyor” mesajı veriyor.
Küçük bir kapanış
Bu beş hata, ürün kalitesi ya da fiyatla ilgili değil. Hepsi tonlama ve ritim meselesi. Ama Japonya pazarında ritmi tutturamayan firma, kaliteyi konuşma şansı bile bulamadan masadan kalkıyor. Doğru tercüman ve iyi hazırlanmış bir toplantı brifi, bu beş kalemin dördünü kendiliğinden çözüyor.
